Die Knackpunkte bei der Einführung der E-Rechnung
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung rückt näher. Was lange wie ein Zukunftsthema wirkte, entwickelt sich zunehmend zu einem zeitkritischen Projekt. Denn ab dem 01.01.2027 ist in Deutschland nicht nur der Empfang, sondern auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend.
Für Sie bedeutet das weit mehr als ein technisches Update. Business-Central-Upgrades müssen geplant, Prozesse überprüft, rechtliche Anforderungen geklärt und umfangreiche Tests durchgeführt werden. Wenn Sie erst kurz vor dem Stichtag mit der Umsetzung beginnen, riskieren Sie Zeitdruck, Engpässe und unnötige Probleme im laufenden Betrieb.
Der Stichtag lässt sich nicht verschieben
Die Einführung der E-Rechnung ist kein langfristiges IT-Vorhaben mehr, sondern ein Projekt mit einem festen Endtermin. Ab dem 01.01.2027 entfällt die Möglichkeit, Rechnungen auf alternativen Wegen zu versenden.
Deshalb empfiehlt es sich, den Projektplan vom Go-Live aus rückwärts aufzubauen. Neben ausreichend Zeit für Fehlerbehebungen sollten Sie auch Eskalationswege definieren und klare Meilensteine festlegen. Dazu gehören beispielsweise die Freigabe des Business-Central-Upgrades, Schnittstellentests, ein Pilotversand, die rechtliche Abnahme sowie der spätere Rollout.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die frühzeitige Einbindung Ihres Business-Central-Partnerunternehmens. Da aktuell viele Unternehmen ihre Systeme für die E-Rechnung vorbereiten, steigen die Auslastung und damit auch die Vorlaufzeiten. Gleichzeitig sollten Sie bereits frühzeitig mit Unternehmenskunden und Lieferant*innen abstimmen, welche Rechnungsformate und Übertragungswege künftig genutzt werden.
Eine gute Testphase entscheidet über den Projekterfolg
In vielen Projekten wird die eigentliche Testphase unterschätzt. Dabei entscheidet sie häufig darüber, ob die Einführung reibungslos verläuft oder kurz vor dem Go-Live noch unerwartete Probleme auftreten.
Bereits bei der Terminplanung sollten Sie typische Engpässe berücksichtigen. Testphasen während der Sommerferien oder rund um Weihnachten erschweren die Abstimmung erheblich, da Key User und externe Partner oftmals nur eingeschränkt verfügbar sind. Ebenso kritisch kann das Jahresende sein, wenn Finanzbuchhaltung und andere Fachbereiche bereits stark ausgelastet sind.
Deshalb sollten Sie die benötigten Ressourcen frühzeitig reservieren. Neben Projektleitung und IT betrifft dies insbesondere Key User, Steuer- und Compliance-Verantwortliche sowie externe Dienstleistungsunternehmen und Implementierungspartner.
Neben den klassischen Funktionstests empfiehlt es sich außerdem, Lasttests mit größeren Rechnungsvolumina durchzuführen. So lassen sich Performance- oder Batch-Probleme erkennen, bevor sie im produktiven Betrieb auftreten.
Die Formatwahl beeinflusst mehr als nur die Technik
Mit der Entscheidung für ein Rechnungsformat werden nicht nur technische Weichen gestellt, sondern auch organisatorische und rechtliche Anforderungen beeinflusst.
Für viele öffentliche Auftraggeber*innen ist die XRechnung über PEPPOL verpflichtend. Im B2B-Umfeld hat sich dagegen ZUGFeRD etabliert. Der Hybridbeleg kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einer strukturierten XML-Datei und wird deshalb in vielen Unternehmen eingesetzt.
Parallel dazu sollten Sie auch die rechtlichen Rahmenbedingungen überprüfen. Erlauben die bestehenden AGB bereits den elektronischen Versand per E-Mail oder PEPPOL? Müssen Empfangsvereinbarungen ergänzt werden? Und ist sichergestellt, dass die Archivierung den Anforderungen der GoBD entspricht und die Unveränderbarkeit sowie Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleibt?
Sie möchten mehr zum Thema GoBD im ERP-Umfeld erfahren? Dann lesen Sie doch gerne auch unseren Artikel “GoB, GoBD & IDW RS FAIT 1: Was heißt das für ERP-Systeme konkret?”.
Standard-E-Rechnungen stoßen in der Praxis an Grenzen
Bei der Einführung zeigt sich häufig, dass die Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht alle Anforderungen vollständig abdecken. Ein typisches Beispiel sind Textzeilen. Die Standard-XML kann nicht sämtliche Informationen übernehmen, die auf einer klassischen PDF-Rechnung sichtbar sind. Sie sollten deshalb genau prüfen, welche Informationen zwingend Bestandteil der XML-Datei sein müssen.
Auch Artikelbeschreibungen können Herausforderungen verursachen. Lange oder mehrzeilige Beschreibungen werden häufig abgeschnitten oder auf mehrere Positionen verteilt. Hinzu kommt, dass die Standardumsetzung der E-Rechnung in Business Central keine Textzeilen ausgibt.
Ein weiterer Punkt betrifft Sachkonten und Ressourcen. Diese werden als Artikel ausgegeben, was im Empfängersystem zu fehlerhaften Kategorisierungen führen kann.
Fehlen dadurch wichtige Detailinformationen, kann ein zusätzliches Beiblatt erforderlich werden, beispielsweise als separates PDF oder ergänzendes XML-Attachment. Vor dessen Einsatz sollten Sie jedoch gemeinsam mit Ihrem Steuerbüro und den entsprechenden Empfänger*innen prüfen, ob diese Lösung den Compliance-Anforderungen entspricht.
Vor dem Rollout zählt jedes Detail
Bevor Sie die ersten E-Rechnungen produktiv versenden, sollten Sie sämtliche Musterbelege gründlich prüfen. Dabei genügt es nicht, ausschließlich die PDF-Darstellung zu kontrollieren. Vielmehr sollten Sie die erzeugte XML-Datei mit der Musterrechnung vergleichen, um sicherzustellen, dass alle für den oder die Empfänger*in relevanten Informationen vollständig enthalten sind.
Ebenso empfiehlt sich eine Validierung gegen EN 16931 beziehungsweise die jeweiligen XRechnungsprofile. Anschließend sollte Ihr Steuerbüro oder Ihre Compliance-Verantwortliche die Musterbelege rechtlich freigeben. Auch den geplanten Versand per E-Mail mit PDF-Anhang sollten Sie hinsichtlich seiner rechtlichen Zulässigkeit sowie der Archivierungs- und Nachweispflichten prüfen.
Das Business-Central-Update ist mehr als ein Versionswechsel
Microsoft entwickelt das Standardmodul für E-Rechnungen kontinuierlich weiter und hat bereits weitere Fehlerbehebungen angekündigt. Deshalb sollten Sie ein Upgrade auf eine aktuelle Business Central Version rechtzeitig einplanen. Sie möchten Ihre Business Central Lösung updaten? Wir helfen Ihnen dabei! Kontaktieren Sie uns und wir unterstützen Sie bei einem Upgrade Ihres ERP-Systems.
Dabei sollte jedoch berücksichtigt werden, dass nicht nur Business Central selbst aktualisiert werden muss. Auch sämtliche Extensions müssen migriert und getestet werden. Je komplexer die Systemlandschaft ist, desto höher sind der Zeit- und Ressourcenaufwand.
Ergänzend empfiehlt es sich, Regressionstests durchzuführen und Rollback-Szenarien vorzubereiten. So können Sie bei unerwarteten Problemen schnell reagieren.
Erst testen, dann produktiv gehen
Vor dem endgültigen Rollout sollte die Einführung mehrere Teststufen durchlaufen. Dazu gehören zunächst Unit- und Integrationstests, mit denen die technische Erzeugung der XML-Dateien sowie gegebenenfalls Attachments oder Signaturen überprüft werden.
Anschließend sollten End-to-End-Tests den vollständigen Versand über PEPPOL oder SMTP einschließlich Empfangsbestätigung und automatischer Verarbeitung bei Ihren Empfänger*innen abbilden. Ebenso sinnvoll sind Testläufe mit Schlüsselkunden. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob Informationen fehlen oder vom Empfängersystem anders interpretiert werden als erwartet.
Bevor die E-Rechnung schließlich unternehmensweit eingeführt wird, empfiehlt sich ein Pilotversand mit einem kleineren Empfängerkreis. Erst nach erfolgreichem Abschluss dieser Pilotphase und der rechtskonformen Freigabe durch Ihr Steuerbüro beziehungsweise Compliance-Abteilung sollte der flächendeckende Rollout erfolgen.
Management Checkliste
Mit dieser kurzen Checkliste haben Sie alle wichtigen Kernpunkte zum Abhaken griffbereit:
Unser Fazit
Die Einführung der E-Rechnung betrifft längst nicht mehr nur die IT. Vielmehr handelt es sich um ein bereichsübergreifendes Projekt, bei dem Technik, Compliance, Finanzbuchhaltung, Einkauf und Vertrieb eng zusammenarbeiten müssen.
Wer Upgrade-Planung, Testphasen und rechtliche Freigaben frühzeitig angeht und ausreichend Zeit für Korrekturen nach den Pilotläufen einplant, schafft die Voraussetzungen für einen reibungslosen Übergang zum verpflichtenden Versand elektronischer Rechnungen ab dem 01.01.2027. Gerne stehen wir Ihnen bei der Planung zur Einführung der E-Rechnung zur Seite. Rufen Sie uns an und wir beraten Sie in einem persönlichen Gespräch.
Sie haben noch Fragen?
Auf unserer Webseite zum Thema E-Invoicing finden Sie weitere Infos.
Nutzen Sie die Übergangszeit!
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Über den Autor
MARTIN BENZIN · SENIOR FUNCTIONAL CONSULTANT
Über 28 Jahre Berufserfahrung im Bereich Anwendungsentwicklung und Projektbetreuung in mehr als 30 Ländern.
Mein umfassender Erfahrungsschatz im BC und NAV-Umfeld diente in meinem Berufsleben schon einigen großen und kleineren mittelständischen Unternehmen als starke fachliche und technische Unterstützung. Dabei habe ich viele Branchenfelder kennengelernt, wie beispielsweise Maschinenbau, Sondermaschinenbau, die Automobilindustrie oder die Elektrowerkzeugherstellung. Dort habe ich einige Projekte bei der Einführung und dem Upgrade von ERP-Lösungen betreut.
Aus diesen Erfahrungen entstammt mein tiefgreifendes Know-How in komplexen Lösungsumgebungen und großen Projekten.
- Der Stichtag lässt sich nicht verschieben
- Eine gute Testphase entscheidet über den Projekterfolg
- Die Formatwahl beeinflusst mehr als nur die Technik
- Standard-E-Rechnungen stoßen in der Praxis an Grenzen
- Vor dem Rollout zählt jedes Detail
- Das Business-Central-Update ist mehr als ein Versionswechsel
- Erst testen, dann produktiv gehen
- Management Checkliste
- Unser Fazit
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