Konfigurationspakete in Business Central richtig anwenden
Wenn Sie mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten, kennen Sie diese Situation sicherlich auch:
Für ein neues Projekt, ein Testsystem oder eine Datenpflegeaktion sollen Artikeldaten bereitgestellt werden. Mehrere Personen müssen Inhalte zuliefern, teilweise ohne direkten Zugriff auf Business Central. So landen Sie schnell bei Excel – mit der Hoffnung, dass die Daten später wieder sauber ins System zurückkommen.
Zumeist bleibt es aber bei der unerfüllten Hoffnung. In der Praxis bedeutet das für Sie oft manuelles Nacharbeiten, Importfehler oder inkonsistente Stammdaten. Genau an dieser Stelle kommen Konfigurationspakete ins Spiel. Sie sind eines der zentralen Werkzeuge in Business Central um Daten strukturiert zu exportieren, zu bearbeiten und wieder zu importieren – kontrolliert und reproduzierbar.
Warum Konfigurationspakete wichtig sind
Konfigurationspakete werden überall dort eingesetzt, wo Stammdaten nicht direkt im System gepflegt werden sollen oder können. Typische Beispiele sind Artikel, Einheiten oder Buchungsgruppen, die zunächst extern vorbereitet oder überarbeitet werden müssen.
Anstatt Daten manuell zu erfassen, ermöglichen Konfigurationspakete einen klar definierten Prozess:
Daten werden gezielt exportiert, offline bearbeitet und anschließend wieder importiert. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt dafür, dass die Datenstruktur von Business Central eingehalten wird.
Was ist ein Konfigurationspaket?
Ein Konfigurationspaket ist in Business Central eine Zusammenstellung von Tabellen und Feldern, die für einen Datenexport oder -import verwendet werden. Zusätzlich können Filter definiert werden, um die Datenmenge gezielt zu steuern. Ein Konfigurationspaket legt damit fest, welche Tabellen betroffen sind, welche Felder aus diesen Tabellen verwendet werden und welche Datensätze exportiert oder importiert werden dürfen. Auf dieser Basis können Sie Daten in Excel exportieren, dort bearbeiten und anschließend wieder sicher in Business Central einspielen.
Konfigurationspakete eignen sich außerdem hervorragend als Vorlagen, etwa wenn Prozessbeteiligte ohne direkten Zugriff auf das System Daten erfassen sollen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen genau ein solches Beispiel zur Nutzung von Konfigurationspaketen als Vorlage.
Praxisbeispiel: Exportvorlagen für Artikeldaten
Im folgenden Beispiel erstellen wir eine Exportvorlage für Artikelstammdaten. Ziel ist es, alle relevanten Tabellen in einem Konfigurationspaket zusammenzufassen, ohne bestehende Artikeldaten aus einer Live-Datenbank zu exportieren.
Schritt 1: Neues Konfigurationspaket anlegen
Zunächst öffnen wir in Business Central der Bereich Konfigurationspakete. Dort wird ein neues Paket angelegt und mit einem aussagekräftigen Namen versehen. Wir können es zum Beispiel „Artikel-Export“ nennen. Eine klare Benennung erleichtert später die Wiederverwendung und Wartung.
Schritt 2: Tabellen hinzufügen
Im nächsten Schritt fügen wir die Tabellen hinzu, die für den Artikelstammdatenaustausch relevant sind. In unserem Beispiel sind das:
- Artikel (Table 27)
- Lagerbuchungsgruppe (Table 94)
- Einheiten (Table 204)
Es ist wichtig, dass Sie sich hier bewusst auf die tatsächlich benötigten und relevanten Tabellen beschränken. Jede zusätzliche Tabelle erhöht die Komplexität des Pakets und kann unnötige Abhängigkeiten erzeugen.
Schritt 3: Filter setzen – besonders wichtig bei Vorlagen
Damit bei der Erstellung einer Vorlage keine bestehenden Datensätze exportiert werden, müssen Filter gesetzt werden. Dazu wird jede Tabelle innerhalb des Konfigurationspakets geöffnet und gezielt eingeschränkt, beispielsweise auf bestimmte Artikeltypen oder den Status „nicht gesperrt“.
Schritt 4: Konfigurierte Tabellen ausschließen
Zusätzlich sollten Sie das Feld „Konfigurierte Tabellen ausschließen“ auf Ja setzen. Dadurch wird verhindert, dass nicht benötigte Tabellen, beispielsweise Systemtabellen, in die Exportvorlage aufgenommen werden.
Verwendung der Konfigurationspakete am Beispiel der Debitoren-Adressatenpflege
Zur weiteren Verdeutlichung der Funktionsweise von Konfigurationspaketen zeigen wir Ihnen im folgenden Beispiel die Pflege von Debitorenstammdaten in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gerade Adress- und Kontaktdaten wie Straße, Postleitzahl, Ort oder Länder-/Regionscodes sind im Tagesgeschäft besonders fehleranfällig. Das gilt sowohl beim Neuanlegen von Debitoren als auch bei der Aktualisierung bestehender Stammdaten.
Sind die relevanten Tabellen und Felder jedoch einmal sauber konfiguriert, können Sie diese Daten komfortabel über Excel pflegen – auch durch Personen ohne direkten Systemzugriff. Entscheidend für einen reibungslosen Import ist dabei eine korrekte Feld- und Verarbeitungslogik.
Schritt 1: Relevante Felder in der Debitorenkarte als Ausgangspunkt
Der Ausgangspunkt für jedes Konfigurationspaket ist die Debitorenkarte in Business Central.
Hier finden Sie alle Adress- und Kontaktfelder, die später über das Konfigurationspaket verarbeitet werden sollen: beispielsweise Straße, Postleitzahl, Ort, Länder-/Regionscode, Telefon oder E-Mail-Adresse.
Diese Felder bilden die fachliche Grundlage für die spätere Paketdefinition. Es empfiehlt sich, vorab genau zu prüfen, welche Informationen tatsächlich benötigt werden, um den Umfang des Pakets gezielt und übersichtlich zu halten.
Schritt 2: Die Paketkarte als Fundament für Struktur und Verarbeitung
Die Paketkarte ist das zentrale Steuerelement des Konfigurationspakets. Hier legen Sie fest, welche Tabellen verarbeitet werden, welche Optionen aktiv sind und in welcher Reihenfolge die Daten beim Import eingespielt werden. Insbesondere bei komplexeren Stammdaten wie Adressen entscheidet diese Konfiguration darüber, ob der Import fehlerfrei durchläuft oder an Validierungsregeln scheitert.
Schritt 3: Paketfelder konfigurieren – das Herzstück der Datenlogik
In der Feldkonfiguration definieren Sie, welche Felder einer Tabelle exportiert und importiert werden. Zusätzlich werden hier Validierungsregeln, Pflichtfelder und optionale Einstellungen berücksichtigt. Gerade bei Adressdaten ist es wichtig, nur die tatsächlich benötigten Felder aufzunehmen und diese bewusst zu konfigurieren. Eine saubere Felddefinition reduziert Fehlerquellen und sorgt für nachvollziehbare Importergebnisse.
Schritt 4: Feldreihenfolge vs. Verarbeitungsreihenfolge
Ein häufig unterschätzter Punkt ist der Unterschied zwischen Feldreihenfolge und Verarbeitungsreihenfolge.
Die Feldreihenfolge bestimmt lediglich die Spaltenanordnung in der Excel-Datei. Die Verarbeitungsreihenfolge hingegen steuert die technische Reihenfolge, in der Business Central die Felder beim Import prüft und verarbeitet.
Gerade bei abhängigen Feldern wie Länder-/Regionscode, Postleitzahl und Ort ist eine korrekte Verarbeitungsreihenfolge zwingend erforderlich.
Schritt 5: Warum die Reihenfolge Länder-/Regionscode, PLZ, Ort entscheidend ist
Adressdaten unterliegen in Business Central relationalen Prüfungen. Der Länder-/Regionscode bildet die Grundlage für die Postleitzahlenlogik, und die Postleitzahl wiederum ist Voraussetzung für den Ort. Wird diese Reihenfolge nicht eingehalten, kann es beim Import zu Validierungsfehlern kommen, da Business Central versucht, auf noch nicht vorhandene oder nicht zugeordnete Datensätze zuzugreifen.
Schritt 6: Der entscheidende Haken bei „Fehlende Codes erstellen“
Die Option „Fehlende Codes erstellen“ spielt bei der Adressdatenpflege eine zentrale Rolle. Den entsprechenden Button finden Sie, wie im Screenshot des 4. Schrittes ersichtlich, in der gleichen Übersicht, in der Sie die Verarbeitungsreihenfolge festlegen. Ist sie aktiviert, legt Business Central fehlende Postleitzahlen- und Ortsdatensätze automatisch an, sofern diese beim Import noch nicht existieren. Dadurch werden Importabbrüche vermieden und die Daten können vollständig übernommen werden. Die automatisch erzeugten Datensätze lassen sich anschließend gezielt prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren.
Schritt 7: Export der Daten
Für die eigentliche Datenpflege können Sie die konfigurierten Stammdaten als Excel-Datei exportieren.
Diese Datei eignet sich ideal für die Zusammenarbeit mit Personen, die keinen direkten Zugriff auf Business Central haben, etwa Fachabteilungen oder externe Beteiligte.
Schritt 8: Import zurück nach Business Central
Nach der Bearbeitung der Excel-Datei können Sie die Daten wieder in das Konfigurationspaket importieren und von dort aus verarbeiten lassen. Dank der zuvor definierten Feld- und Verarbeitungslogik erfolgt der Import strukturiert, nachvollziehbar und mit deutlich reduziertem Fehlerrisiko.
Best Practices für den Einsatz von Konfigurationspaketen
In der Praxis haben sich einige Grundregeln bewährt, die wir Ihnen gerne ebenfalls mitgeben möchten:
Sie sollten ausschließlich relevante Tabellen und Felder verwenden, um die Datenmenge überschaubar zu halten. Setzen Sie Filter konsequent ein, um Kontrolle über den Export zu behalten. Wir empfehlen Ihnen außerdem, jede Exportdatei vor der Bearbeitung zu prüfen und vor allem Konfigurationspakete zu dokumentieren, damit sie für andere Teammitglieder nachvollziehbar bleiben.
Wussten Sie schon?
Beim Import von Daten können fehlende Codes für Verknüpfungen automatisch angelegt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihnen nicht bekannt ist, welche Werte für eine verknüpfte Tabelle geliefert werden, wie beispielsweise bei Einheiten.
Auf diese Weise lassen sich Stammdaten ohne störende Fehlermeldungen importieren. Die automatisch angelegten Datensätze können anschließend überprüft und bei Bedarf vervollständigt werden, etwa mithilfe eines weiteren Konfigurationspakets.
Unser Fazit
Konfigurationspakete sind ein mächtiges Werkzeug in Business Central – vorausgesetzt, sie werden korrekt eingesetzt. Sie ermöglichen einen strukturierten und sicheren Umgang mit Stammdaten und erleichtern sowohl Exporte als auch Importe erheblich.
Entscheidend ist dabei die korrekte Verarbeitungsreihenfolge, eine saubere Feldlogik sowie die bewusste Aktivierung von Optionen wie „Fehlende Codes erstellen“. Wenn Sie Konfigurationspaketen konsistent nutzen, lassen sich Fehlerquellen reduzieren, die Qualität Ihrer Daten steigt und Ihre Prozesse werden nachhaltig stabilisiert. Besonders bei Adressdaten erweist sich die richtige Reihenfolge von Länder-/Regionscode, PLZ und Ort als zentraler Erfolgsfaktor.
Ein weiterer Tipp von uns: Erstellen Sie eine genaue interne Arbeitsanweisung für die saubere Datenpflege. So sparen Sie in Zukunft Zeit und Geld und machen notwendige, wiederkehrende Aufgaben reproduzierbar. Sie können Ihre Konfigurationspakete außerdem zunächst in einer Sandbox testen und die Validierungsregeln dokumentieren.
Haben Sie Ihre Exportvorlagen bereits optimiert?
Es gibt noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten, zum Beispiel die Übertragung bearbeiteter Daten inklusive zugehöriger Stammdaten von einem TEST- in ein LIVE-System oder die sinnvolle und schnelle Reduktion der zu exportierenden Felder über mehrere Konfigurationspakete hinweg.
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Über den Autor
MARTIN BENZIN · SENIOR FUNCTIONAL CONSULTANT
Über 28 Jahre Berufserfahrung im Bereich Anwendungsentwicklung und Projektbetreuung in mehr als 30 Ländern.
Mein umfassender Erfahrungsschatz im BC und NAV-Umfeld diente in meinem Berufsleben schon einigen großen und kleineren mittelständischen Unternehmen als starke fachliche und technische Unterstützung. Dabei habe ich viele Branchenfelder kennengelernt, wie beispielsweise Maschinenbau, Sondermaschinenbau, die Automobilindustrie oder die Elektrowerkzeugherstellung. Dort habe ich einige Projekte bei der Einführung und dem Upgrade von ERP-Lösungen betreut.
Aus diesen Erfahrungen entstammt mein tiefgreifendes Know-How in komplexen Lösungsumgebungen und großen Projekten.
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