- Der Schlüssel: Nicht nur abschließen, sondern vorbereiten
- Tipp 1: Abschluss-Checkliste direkt in Business Central aufbauen
- Tipp 2: Wiederkehrende Buchungen sauber vorbereiten
- Tipp 3: Wissen festhalten – nicht im Kopf behaltenen
- Tipp 4: Klare Abgrenzung: Abschluss vs. Tagesgeschäft
- Tipp 5: Auswertungen gezielt vorbereiten
- Warum sich Struktur lohnt – auch über den Abschluss hinaus
- Unser Fazit
Alle Jahre wieder: So organisieren Sie Ihren Jahresabschluss in Business Central clever und nachhaltig
Der Jahresabschluss kommt nicht überraschend – und fühlt sich trotzdem jedes Jahr wieder nach Stress an. Zeitdruck, viele Beteiligte, manuelle Listen, Rückfragen von Steuerberater*innen und Wirtschaftsprüfer*innen und nicht zuletzt die bange Frage:
Haben wir wirklich an alles gedacht?
Gerade in Finance- und Buchhaltungsabteilungen ist der Jahresabschluss häufig eine Phase, in der viele Themen gleichzeitig zusammenlaufen. Dabei ist er kein einmaliges Ereignis, sondern ein wiederkehrender Prozess. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Organisation und den Bordmitteln von Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie Ihren Jahresabschluss deutlich entspannter, schneller und sicherer abwickeln – und im Folgejahr sogar weiter vereinfachen.
Der Schlüssel: Nicht nur abschließen, sondern vorbereiten
In vielen Unternehmen wird Business Central primär für die laufende Buchhaltung genutzt. Die eigentliche Organisation des Jahresabschlusses findet dagegen häufig außerhalb des Systems statt – etwa in Excel-Listen, persönlichen Notizen oder E-Mail-Verläufen. Genau hier verschenken viele Teams wertvolles Potenzial!
Wenn Sie Ihre Jahresabschlussaktivitäten strukturiert vorbereiten und direkt im System dokumentieren, profitieren Sie gleich mehrfach:
- Der Zeitaufwand im eigentlichen Abschluss sinkt.
- Mögliche Fehlerquellen werden reduziert und Abstimmungen in Ihrem Team laufen deutlich effizienter.
- Der kurzfristige Einsatz externer Ressourcen, wie etwa Rückfragen bei Ihrem Microsoft Dynamics Partner oder Ihrer Steuerberatung, verringert sich.
Nicht zuletzt schaffen Sie für Ihr Unternehmen eine saubere Nachvollziehbarkeit aller Abschlussarbeiten für Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung – und damit eine belastbare Grundlage, auf die Sie im nächsten Jahr direkt wieder aufsetzen können. Ein effizienter Jahresabschluss entsteht nicht zufällig. Hier kommen unsere fünf wichtigsten Tipps, wie Sie Ihren Jahresabschluss in Business Central clever und nachhaltig vereinfachen können:
Tipp 1: Abschluss-Checkliste direkt in Business Central aufbauen
Statt mit separaten Excel-Listen oder Zettelwirtschaft zu arbeiten, empfehlen wir Ihnen eine zentrale Abschluss-Checkliste direkt in Business Central. Ziel ist es, alle jährlich wiederkehrenden Abschlussaufgaben systematisch zu erfassen und klar zu steuern.
Dabei sollten Sie unter anderem festhalten:
Diese Struktur lässt sich in Business Central beispielsweise über Aufgaben, Notizen oder definierte wiederkehrende Prozesse abbilden. Der große Vorteil für Sie und Ihr Team: Alle Informationen befinden sich an einem zentralen Ort und sind für alle Beteiligten transparent einsehbar. Rückfragen reduzieren sich deutlich und Sie behalten auch bei komplexeren Abschlüssen den Überblick.
Tipp 2: Wiederkehrende Buchungen sauber vorbereiten
Viele Abschlussbuchungen in Ihrem Unternehmen sind jedes Jahr ähnlich. Dazu zählen unter anderem Abgrenzungen, Rückstellungen oder periodische Umbuchungen. Anstatt diese Buchungen jedes Mal neu anzulegen, können Sie sie in Business Central als wiederkehrende Buchungen vorbereiten.
Im nächsten Jahr müssen Sie dann in der Regel nur noch die Beträge prüfen und gegebenenfalls anpassen. Die zugrunde liegende Buchungslogik, Kontenzuordnung und Struktur sind bereits hinterlegt. Das spart Ihrem Team Zeit, reduziert manuelle Eingaben und minimiert das Risiko von Tippfehlern – insbesondere in der ohnehin arbeitsintensiven Abschlussphase.
Tipp 3: Wissen festhalten – nicht im Kopf behaltenen
Ein häufiger Zeitfresser im Jahresabschluss ist die Frage: „Wie haben wir das letztes Jahr gemacht?“ Wenn dieses Wissen nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender vorhanden ist, entstehen unnötige Abhängigkeiten und Verzögerungen – vor allem dann, wenn Kolleginnen oder Kollegen im Urlaub sind, Zuständigkeiten gewechselt haben oder Mitarbeitende das Unternehmen gewechselt haben.
Business Central bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, relevantes Wissen direkt am jeweiligen Prozess zu dokumentieren. Dazu gehören unter anderem:
- Notizen an Sachkonten
- Kommentare an Buchungsblättern
- verknüpfte Dokumente wie Bewertungslogiken oder Berechnungen
So bleibt das Know-how dort, wo es in Ihrem Unternehmen gebraucht wird: im System. Ihr Abschlussprozess wird nachvollziehbar und ist unabhängig von einzelnen Personen.
Tipp 4: Klare Abgrenzung: Abschluss vs. Tagesgeschäft
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die saubere Trennung zwischen laufendem Tagesgeschäft und Abschlussarbeiten. Mit Buchhaltungsperioden und klar definierten Buchungszeiträumen pro Benutzer stellen Sie sicher, dass nachträgliche Buchungen vermieden werden.
So verhindern Sie versehentliche Nachbuchungen, spätere Korrekturen und unnötige Rückfragen innerhalb Ihres Teams oder von extern. Das sorgt für Ruhe im Prozess und dafür, dass die Zahlen Ihres Unternehmens zum Abschlusszeitpunkt belastbar und konsistent sind.
Tipp 5: Auswertungen gezielt vorbereiten
Auch Auswertungen sollten in Ihrem Unternehmen nicht erst am Ende des Abschlusses durchgeführt werden. Wenn GuV, Bilanz oder Kostenstellenberichte bereits im Vorfeld definiert sind, sparen Sie am Ende wertvolle Zeit.
Im Idealfall ist für Sie schon vor dem letzten Buchungsschritt klar:
- welche Zahlen benötigt werden,
- in welcher Struktur die Auswertungen aufgebaut sein sollen,
- und für wen sie erstellt werden, etwa für Geschäftsführung, Controlling oder externe Partnerunternehmen.
So können Sie Ihre Abschlussarbeiten gezielt darauf ausrichten und vermeiden kurzfristige Anpassungen unter Zeitdruck.
Warum sich Struktur lohnt – auch über den Abschluss hinaus
Ein gut organisierter Jahresabschluss bringt Ihrem Unternehmen nicht nur Tempo, sondern vor allem Qualität. Sie gewinnen mehr Sicherheit in Ihren Zahlen, schaffen bessere Entscheidungsgrundlagen und treten gegenüber Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und der Geschäftsführung professionell auf.
Darüber hinaus entsteht ein Abschlussprozess, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst und sich Jahr für Jahr weiter optimieren lässt.
Unser Fazit
Der Jahresabschluss muss für Ihr Unternehmen kein Ausnahmezustand sein. Mit einer durchdachten Struktur in Business Central wird er zu einem planbaren, wiederholbaren Prozess – und jedes Jahr ein Stück effizienter.
Alle Jahre wieder? Ja – aber bitte besser organisiert! Denn nach dem Jahresabschluss ist vor dem Jahresabschluss.
Jahresabschluss ohne Stress? – Ja, gerne!
Sie möchten Ihren Jahresabschluss gezielt optimieren- ohne langwierige Vorprojekte? Gemeinsam stellen wir Ihren Jahresabschluss in Business Central auf den Prüfstand.
In unserem Finance-Workshop „Jahresabschluss“ zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Abschlussaktivitäten organisieren, dokumentieren und so aufsetzen, dass Sie im nächsten Jahr deutlich schneller und sicherer abschließen.
Informieren Sie sich direkt über unseren Finance-Workshop „Jahresabschluss“.
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Über die Autorin
Nicole Dyck · TEAMLead FUNCTIONAL CONSULTANT
Ich komme aus der Finanzbuchhaltung auf der Kundenseite und kenne nicht nur die Zahlen, sondern auch alle angrenzenden Prozesse: Controlling, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Abgrenzungen, Bewertung, Konzernrechnungslegung und Abschlussorganisation.
Diese breite betriebswirtschaftliche Expertise bringe ich heute in Business-Central-Projekte ein. Mit dem Blick fürs Ganze, nicht nur für einzelne Buchungen.
Kurz gesagt: Betriebswirtschaftliches Studium, über 30 Jahre Erfahrung mit Business Central und zahlreiche begleitete Jahresabschlüsse. (Ich bin also ein echter BC-Dino…)
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