Die „moderne Suche“: Warum moderne Suchfelder eigentlich Filter sind und was das für Anwender*innen bedeutet

Ist Ihnen das in letzter Zeit auch schon einmal passiert? Sie haben etwas in Business Central gesucht und Ihre Suche hat scheinbar nichts ergeben? Und das, obwohl Sie sich sicher waren, dass dabei ein Ergebnis hätte erscheinen müssen? Dann nutzen Sie vielleicht auch schon die moderne Suche!

Genau mit dieser Problemstellung ist einer unserer Unternehmenskunden an uns herangetreten. Damit Sie nicht vor der gleichen Hürde stehen, erläutern wir Ihnen in diesem Beitrag genau, wie sich die gewohnte und bald veraltete (Legacy-)Suche von der neuen modernen Suche unterscheidet. Wir erklären Ihnen anhand konkreter Beispiele, was das genau für Ihr Suchverhalten bedeutet.

Während klassische (Legacy‑) Suchfelder echte Textsuchen waren, die Zeichenfolgen in Datenbeständen fanden, funktionieren moderne Suchfelder häufig wie Filtermechanismen. Das führt dazu, dass identische Eingaben heute andere Ergebnisse liefern als früher.

Ob Sie bereits die Testversion der modernen Suche nutzen, können Sie über den Administrator Ihrer Anwendung herausfinden. Die moderne Suche ist allerdings nicht in jedem der Suchfelder innerhalb Business Centrals zu finden. Aktuell funktioniert sie beispielweise in der Debitorensuche, nicht aber in der Suche nach Verkäufercodes. Ab BC28 wird diese neue Suchfunktion jedoch Pflicht und sie ist jeder Suchleiste hinterlegt.

Damit wir Ihnen überhaupt die Unterschiede zwischen den beiden Suchfunktionen aufzeigen können, sollten wir zunächst die zugrundeliegenden Funktionsweisen beider Varianten erläutern.  

Die Legacy-Suche: Eine klassische Textsuche über Felder und Teilstrings

Die sogenannte Legacy-Suche ist die ursprüngliche Suchfunktion in Business Central. Sie basiert auf einer reinen Zeichenfolgensuche, ähnlich wie man sie aus einfachen Suchfeldern kennt.

Konkret bedeutet das für Sie:

• Jeder Ihrer eingegebenen Begriffe wird genau so, wie er geschrieben ist, als Suchtext verwendet.
• Auch Teile eines Wortes (Teilstrings) können zu Treffern führen. Sie müssen also nicht immer den vollständigen Begriff eingeben.
• Die Suche ist nicht strikt an einzelne Felder gebunden. In Listen wird der von Ihnen gewählte Suchbegriff über mehrere Felder hinweg geprüft.
• Besonders wichtig: Die Reihenfolge der eingegebenen Zeichen ist jedoch entscheidend.
  Wenn Sie beispielsweise „Wer“ eingeben, findet die Suche Einträge wie „Werner“. Eine Eingabe wie „Erw“ führt jedoch nicht zum gleichen Ergebnis, obwohl die Buchstaben enthalten sind.

Beispiel 1: Suche nach „Wer“ im System

In der Legacy-Suche hätte Ihre Eingabe „Wer“ folgende Treffer geliefert:

• Brigitte Werner
• Julia Werner

Beide enthalten den Teilstring „Wer“ im Nachnamen.

Diese Suchart ist damit sehr buchstaben- und reihenfolgeorientiert und funktioniert vor allem dann gut, wenn Sie bereits wissen, wie der gesuchte Begriff beginnt oder exakt geschrieben wird.

Die Moderne Suche: Eher ein Filter als eine Suche

Moderne Suchfelder sehen auf den ersten Blick aus wie klassische Suchfelder. Im Hintergrund arbeiten sie jedoch anders: Sie funktionieren technisch eher wie strukturierte Filter als eine einfache Textsuche.

Das hat für Sie als Anwender*innen folgende Auswirkungen:

• Die Suche ist in der Regel an bestimmte Felder gebunden. Das bedeutet, dass nur Inhalte aus definierten Feldern (z. B. Name, Nummer oder Beschreibung) berücksichtigt werden.
• Häufig werden nur Wortanfänge ausgewertet. Ihr Suchbegriff muss also meist mit dem Anfang eines Wortes übereinstimmen, um einen Treffer zu erzeugen.
• Teilstrings funktionieren oft nicht mehr. Enthält ein Wort den Suchbegriff irgendwo in der Mitte, wird es in vielen Fällen nicht gefunden.
• Dafür ist die Reihenfolge der eingegebenen Suchbegriffe flexibel. Mehrere Begriffe können unabhängig von ihrer Reihenfolge zu einem Treffer führen.

So liefert beispielsweise die Eingabe „Wer Julia“ das gleiche Ergebnis wie „Julia Wer“. Beide Varianten finden den Eintrag „Julia Werner“.
Die moderne Suche ist damit weniger buchstabengetrieben, sondern stärker struktur- und feldorientiert.

Damit entsteht für Sie ein komplett anderes Suchverhalten:
Während die Legacy-Suche streng Zeichen für Zeichen prüft, interpretiert die moderne Suche die Eingabe als eine Menge von Filterbegriffen, die unabhängig voneinander wirken.

Während wir uns im vorangegangenen Teil einem Beispiel mit Textsuche gewidmet haben, wird das in Ihrer täglichen Arbeit allerdings nicht die einzige Suche sein, die Sie durchführen. Manchmal sind Sie vielleicht auch auf der Suche nach Artikelnummern oder nummerierten Projekten. Die Nummernsuche funktioniert jedoch nach dem gleichen Prinzip wie die Textsuche.

Die Legacy-Suche: Teilstring-Suche in Nummern

Wenn Sie in Ihre Suchleiste nun die Ziffern „00“ eingeben, erhalten Sie die folgenden Treffer:

• 10000 – Adatum Corporation
• 20000 – Trey Research
• 30000 – School of Fine Art
• 40000 – Alpine Ski House
• 50000 – Relecloud

Alle gelieferten Ergebnisse enthalten den Teilstring „00“.

Die Moderne Suche: Filter auf exakte Nummern oder Präfixe

Viele moderne Suchfelder filtern nur nach:

• exakten Nummern
• oder Nummern, die mit der Eingabe beginnen

Geben Sie nun in der modernen Suche wie vorher die beiden Zahlen „00“, erhalten Sie ein anderes Ergebnis als noch mit der Legacy-Suche. Sie werden keinen Treffer erhalten, da keine Debitorennummer mit „00“ beginnt. Es gibt außerdem keinen zugeordneten Debitor, der alleinig der Kombination „00“ zugeordnet ist.

Hier sehen Sie also ein ähnliches Verhalten wie zuvor in der Textsuche: Während die veraltete Suche zeichenorientiert arbeitet und Ziffern innerhalb der Zahl findet, arbeitet die filterbasierte moderne Suche stringenter.

Jetzt sollten Sie schon einen guten Überblick darüber haben, wie sich die moderne und die Legacy-Suche unterscheiden. In den vorherigen Absätzen haben wir uns vor allem auf die generelle Funktionsweise beschränkt. Doch wie sieht es mit der Reihenfolge der eingegebenen Strings aus? Um dies zu verdeutlichen, schauen wir uns noch einmal das Beispiel der Kontaktsuche für Julia Werner an.

Die Legacy-Suche: Eine strukturierte Reihenfolge

Statt wie im Grundbeispiel zur Erläuterung der Legacy-Suche nur „Wer“ einzugeben, suchen wir jetzt genauer nach „Wer Julia“.

Ergebnis: Die Suche liefert Ihnen keine Treffer.
Warum?
Weil die Legacy-Suche die Zeichenfolge genau wie eingegeben sucht.

Wenn Sie jetzt allerdings „Julia Wer“ eingeben, so wird dieser String zu einem Ergebnis führen. Der Grund dafür ist klar: Diese exakte Zeichenfolge kommt genau so im Datensatz vor.

Die Moderne Suche: Eine flexible Reihenfolge

Wenn Sie innerhalb der modernen Suche nun nach „Wer Julia“ suchen, erhalten Sie direkt den gewünschten Treffer:

Julia Werner
Dies funktioniert, weil beide Begriffe unabhängig voneinander geprüft werden.

Als Gegenprobe könnten Sie nun noch einmal die logisch korrekte Reihenfolge „Julia Wer“ eingeben. Sie werden ebenfalls zum gleichen Ergebnis kommen, da die Reihenfolge der eingegebenen Teilbegriffe bei der modernen Suche egal ist.

Sie sehen also, dass die Anordnung der Suchbegriffe sich deutlich in den beiden Varianten unterscheidet. Das zeichenorientierte Suchverhalten der Legacy-Suche verlangt von Ihnen eine strikte Einhaltung der im System vorliegenden Begriffsreihenfolge, während diese sich in der modernen Suche erübrigt.

Jetzt haben wir nach (Teil-) Namen und (Teil-) Ziffern gesucht. Doch wie sieht es aus, wenn nur nach wenigen Zeichen gesucht wird? Im nachfolgenden Beispiel suchen wir lediglich nach den beiden Buchstaben „ho“.

Die Legacy-Suche: Feldungebunden

Suchen Sie nun mithilfe der veralteten Suche nach „ho“, erhalten Sie in unserer Datenbank die folgenden zwei Treffer:

• Alpine Ski House
• School of Fine Art

Wenn die Suche, wie im Falle der Legacy-Suche nicht feldgebunden ist, findet sie die Buchstabenabfolge „ho“ auch innerhalb eines Wortes wie School. Die Eingabe muss also nicht zwingend am Anfang oder Ende des Debitors zu finden sein. Sie kann hier auch an einer beliebigen Stelle innerhalb des Datensatzes vorkommen.

Die moderne Suche: Feldgebunden

Die Eingabe „ho“ führt in der modernen Suche zu einem anderen Ergebnis als bei der veralteten. Hier erhalten Sie lediglich den Debitor Alpine Ski House, da einer der enthaltenen Begriffe mit den gesuchten Buchstaben beginnt.

Über diese Suche werden Sie den zweiten Debitor- „School of Fine Art“ – nicht mehr finden.

Die moderne Suche filtert alleinig auf den Debitorennamen und durchsucht nun keine Teilstrings in anderen Feldern mehr.

Die moderne Suche verlangt also nach einer präziseren Eingabe und liefert in diesem Falle weniger Ergebnisse als die Legacy-Suche.

Aber seien Sie ehrlich: Suchen Sie nach „ho“ wenn Sie zur „School of Fine Art“ gelangen möchten?

Die moderne Suchfunktion in Business Central sieht zwar wie ein normales Suchfeld aus, arbeitet im Hintergrund aber wie ein strukturierter Filter. So liefert die moderne Suche schnelle, präzise und strukturierte Ergebnisse. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Performance: Teilstring-Suchen, bei denen das System beliebige Zeichenfolgen durchsuchen muss, sind sehr rechenintensiv und können die Suche verlangsamen. Filterbasierte Suchlogik ist deutlich schneller.
• Struktur: Moderne Datenmodelle setzen auf klar definierte Felder. Eine feldbezogene Suche sorgt dafür, dass die Ergebnisse konsistent und präzise bleiben.
• Benutzerführung: Filter helfen Ihnen, gezielt strukturierte Ergebnisse zu erhalten, anstatt von unübersichtlichen Trefferlisten erschlagen zu werden.
• Skalierbarkeit: Cloud-Systeme und große Datenmengen profitieren von indexierten Filtermechanismen, die effizienter arbeiten als klassische Volltextsuchen.

• Suchbegriffe müssen präziser eingegeben werden
• Teilstrings funktionieren oft nicht mehr
• Die Reihenfolge der Wörter ist nicht mehr entscheidend
• Die Filterlogik des Systems wird wichtiger
• Sie müssen ihr Suchverhalten anpassen

Die moderne Suche ist nicht schlechter – aber anders.
Sie ist schneller, strukturierter und skalierbarer, aber weniger tolerant gegenüber ungenauen Eingaben.
Wer die Unterschiede kennt, versteht besser, warum moderne Suchfelder manchmal vermeintlich „nichts finden, obwohl die Daten eindeutig vorhanden sind.

Jetzt wissen Sie, worauf Sie aktuell oder bald mit dem Update auf BC28 bei Ihrer nächsten Suche achten müssen.