- Rechtssicher auf E‑Rechnung umstellen: So halten Sie Übergangsfristen, reduzieren PDFs und umgehen steuerliche Risiken
- Wie wird die E-Rechnung übermittelt? Drei gängige Wege
- Anpassungen an Ihren Ausgangsrechnungen in BC: Was ändert sich konkret?
- Rechnungsbelege an B2C im In- und Ausland – und B2B‑Kunden in Europa und Drittländern – Vereinfachungen durch die E‑Rechnung
- Ihre nächsten Schritte (kompakt gedacht, pragmatisch umgesetzt)
- Blick nach vorn: E‑Lieferschein, ViDA & die elektronische Belegkette
- Unser Fazit
E-Rechnung in Business Central – Warum Sie Ihre Rechnungsprozesse jetzt neu aufstellen und Ihre Chancen nutzen sollten
Der Versand elektronischer Rechnungen wird am 1. Januar 2027 verpflichtend. Stehen Sie daher gerade auch vor der Frage, wie Ihr Unternehmen die kommenden gesetzlichen Verpflichtungen zur E‑Rechnung erfüllen soll? Obwohl Sie sich bisher kaum mit dem Thema auseinandersetzen mussten und nun dringend Orientierung, Klarheit und Unterstützung suchen?
Viele CFOs, IT‑Verantwortliche und Geschäftsführer*innen befinden sich genau in dieser Situation: Die E‑Rechnung wird stufenweise zur Pflicht, die Anforderungen steigen und parallel wächst der Druck, Prozesse zu digitalisieren, sicher zu automatisieren und rechtssicher aufzustellen.
Gleichzeitig eröffnet die neue Rechnungsform Chancen: weniger manuelle Tätigkeiten, weniger Fehler, konsistentere Daten und die Basis für künftige EU‑Meldeprozesse.
Wir helfen Ihnen, Ihren Pflichten innerhalb der Rechnungslegung zu erfüllen und die sich ergebenden Chancen zu nutzen.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen verständlichen Überblick über die ab 2027 für Sie verpflichtende E-Rechnung. Wir erklären Ihnen die Konsequenzen für Buchhaltung und IT, zeigen die konkreten Auswirkungen auf Business Central und machen klar, wie Sie sich jetzt optimal aufstellen.
Rechtssicher auf E‑Rechnung umstellen: So halten Sie Übergangsfristen, reduzieren PDFs und umgehen steuerliche Risiken
Kern der Reform ist die E‑Rechnung im EN16931‑Format. Klassische PDFs – auch per E‑Mail – gelten nicht als E‑Rechnung. Unternehmen müssen seit dem 01.01.2025 E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können; damit ist die E‑Rechnung die maßgebliche Rechnungsform, während PDFs nur noch als Ansichtskopie dienen dürfen.
Wichtig: Ein PDF als Anlage zur E-Rechnung darf nicht mehr „Rechnung“ heißen und keine identischen steuerlich relevanten Pflichtangaben wie die E‑Rechnung enthalten. Sonst droht eine steuerliche Fehlinterpretation.
Wenn Sie eine E‑Rechnung verschicken und zusätzlich ein identisches PDF mit denselben Pflichtangaben bereitstellen, laufen Sie Gefahr, dass dies als zweite Rechnung bewertet wird. Dies kann eine mögliche doppelte Umsatzsteuerschuld mit sich ziehen.
PDFs dürfen deshalb nur als Ansicht genutzt werden, nicht als zweites Rechnungsdokument.
Deutschland führt die E‑Rechnung im B2B schrittweise ein:
- Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können (Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig).
- Bis 31.12.2026: Versand von Papierbelegen bleibt übergangsweise möglich. Nutzen Sie diese Zeit für die saubere Umstellung.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € müssen E‑Rechnungen versenden. Dies betrifft faktisch alle Unternehmen, die Business Central einsetzen.
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen.
- Ausnahmen (u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen) bleiben bestehen, ändern aber nichts am Grundsatz, dass die E‑Rechnung im B2B den Standard bildet.
Wie wird die E-Rechnung übermittelt? Drei gängige Wege
E‑Rechnungen sind strukturierte Datensätze (z. B. XRechnung, ZUGFeRD‑Profil). Für die Übertragung stehen mehrere Wege zur Verfügung:
Sie können eine E‑Mail mit strukturiertem Anhang versenden. Die E‑Rechnung wird als XML (z. B. XRechnung) oder als ZUGFeRD‑Hybrid verschickt.Das ist einfach und verbreitet; entscheidend ist, dass die strukturierte XML‑Komponente unverändert übertragen wird.
Oder Sie nutzen das PEPPOL‑Netzwerk. Dies ist ein europaweit etablierter, sicherer Austauschkanal mit hoher Interoperabilität, den viele ERP‑Systeme via Add‑Ons unterstützen. In der öffentlichen Beschaffung ist PEPPOL de facto Standard. (Die Pflicht bleibt: EN‑16931‑konforme Inhalte.)
Wahlweise können Sie auch EDI im richtigen Format verwenden. EDI bleibt zulässig, wenn die EN‑16931‑relevanten Inhalte geliefert werden bzw. korrekt extrahierbar sind.
Anpassungen an Ihren Ausgangsrechnungen in BC: Was ändert sich konkret?
Business Central unterstützt die E‑Rechnung bereits im Standard bzw. über Erweiterungen. Das erfolgt vom Export strukturierter Formate bis hin zur Einbindung von Übertragungskanälen (z. B. PEPPOL‑Anbindung).
Entscheidend ist, wie Sie Ihre Daten und Beleglogik in BC vorbereiten:Nur wenn Stammdaten, Steuerschlüssel, Nummernkreise und Workflows sauber gepflegt sind, gelingt die durchgehende Verarbeitung ohne manuelle Nacharbeit.
Die E‑Rechnung ist kein Layout‑Dokument, sondern ein Datenmodell. Das hat Konsequenzen für den Aufbau Ihrer Ausgangsrechnungen:
- Zusatztexte:
Freitexte werden im E‑Rechnungsformat nicht „wie gewohnt“ dargestellt. Sie erscheinen an anderer Stelle, werden anders zugeordnet oder gar nicht erst übertragen. Prüfen Sie, welche Informationen zwingend sind, und pflegen Sie diese strukturiert in Stammdaten/Positionsfeldern. (Praxis‑Hinweis aus der Umstellung: Führen Sie zuerst Testläufe mit echten Belegen durch und bewerten Ergebnisdateien fachlich.) - Einzelpositionen & Einzelpreise:
Jede Leistung/Artikel muss einzeln mit Preis und Menge ausgewiesen werden. Preisunterdrückung oder das Zu‑einer‑Position‑Zusammenfassen ist nicht vorgesehen.
Diese Granularität ist Teil der EN‑Logik und dient der maschinellen Weiterverarbeitung. - Sachkonten als Positionen:
Auch Sachkontobuchungen werden als Rechnungszeilen interpretiert. Sie werden also faktisch „wie Artikel“ behandelt. Sorgen Sie für vollständige Beschreibungen und korrekte Steuermerkmale je Zeile. - Logos & Layouts:
Corporate‑Design‑Elemente gehören nicht zum E‑Rechnungsformat.
Logos oder besondere Layouts werden nicht übertragen.
Prüfen Sie, ob sich weitere Investitionen in PDF‑Layouts lohnen oder ob Sie künftig lieber vollständig auf die E‑Rechnung setzen.
Somit stellt sich Ihnen die Frage: PDF noch pflegen oder lieber direkt „E‑Rechnung“?
Da die E‑Rechnung die einzig rechtsgültige Fassung ist, liegt die Entscheidung in vielen Unternehmen nahe, PDF‑Layouts für den B2B Bereich nur noch minimal zu pflegen. Dies reduziert Medienbrüche und spart Ressourcen.
Rechnungsbelege an B2C im In- und Ausland – und B2B‑Kunden in Europa und Drittländern – Vereinfachungen durch die E‑Rechnung
Die Einführung der E‑Rechnung wirkt sich nicht nur auf den B2B‑Pflichtbereich aus, sondern verändert langfristig auch die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungsbelege an B2C‑Kunden und internationale Geschäftspartner erstellen.Weil die E‑Rechnung ein höchst strukturiertes Datenmodell erfordert, entsteht automatisch ein klarer, konsistenter und technischer „Single Source of Truth“ für alle Ausgangsbelege. Dadurch lassen sich klassische PDF‑Layouts deutlich schlanker halten oder sogar vollständig neu denken.
Der willkommene Effekt: Sobald die E‑Rechnung als primäre Datenbasis etabliert ist, reduziert sich der Aufwand für alle anderen Belegformen und das selbst dort, wo keine Pflicht zur E‑Rechnung besteht.
Vereinfachung für B2C‑ und Nicht‑E‑Rechnungsempfänger
B2C‑Kunden, viele europäische Kleinunternehmen und alle Geschäftspartner in Drittländern fallen aktuell nicht unter die E‑Rechnungspflicht. Trotzdem profitieren Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen indirekt von der strukturierten Datenhaltung:
Wenn das E-Rechnungsmodell als zentraler Ausgangspunkt dient, können klassische PDFs auf ein notwendiges Mindestmaß reduziert werden. Und das ganz ohne zusätzliche Logik oder doppelte Datenerfassung. Da Preise, Positionen, Steuerschlüssel und Texte bereits konsistent in einer einheitlichen Datenlogik vorliegen, müssen PDFs oder alternative Ausgabeformate nicht separat gepflegt werden. Ein sauber strukturiertes Datenmodell verringert zudem das Risiko von Formatabweichungen, Rundungsunterschieden oder manuellen Ergänzungen, etwa bei internationalen Kunden. Gleichzeitig erleichtert es die Mehrsprachigkeit: Einmal strukturiert gepflegte Stammdaten lassen sich für B2C- und Drittlandrechnungen automatisiert übersetzen oder gezielt über Layoutregeln steuern.
Wirtschaftliche Perspektive: Invest in Reportanpassung bewusst abwägen
Wir empfehlen, zunächst den Kosten‑/Nutzen‑Effekt genau zu prüfen.
Denn je höher der Anteil an Geschäftspartnern, die in den verpflichtenden E‑Rechnungsempfängerkreis fallen, desto kritischer sollte man den Aufwand für Layoutoptimierungen hinterfragen.
Denn je höher der Anteil an Geschäftspartnern, die in den verpflichtenden E‑Rechnungsempfängerkreis fallen, desto kritischer sollte man den Aufwand für Layoutoptimierungen hinterfragen.
Besonders mittelständische Unternehmen berichten bereits heute: Die Umstellung auf die E‑Rechnung hat den Pflegeaufwand für klassische PDFs so stark reduziert, dass sich zusätzliche Layoutvarianten häufig nicht mehr lohnen.
Mittel- und langfristiger Vorteil in Business Central: Weniger Aufwand bei jedem Update
Ein reduziertes Layout‑Portfolio bedeutet konkret: Bei Release-Wechseln reduziert sich der Aufwand für Regressionstests spürbar, da weniger Anpassungen berücksichtigt und geprüft werden müssen. Gleichzeitig sinkt Ihre Abhängigkeit von externen Anpassungsdienstleistern, weil individuelle Eingriffe und Sonderlösungen in geringerem Umfang erforderlich sind. Auch das Risiko, dass Layoutanpassungen nach einem Update nicht mehr korrekt funktionieren oder nachträglich korrigiert werden müssen, wird deutlich verringert. Insgesamt führt dies zu niedrigeren Update-Kosten, da weniger Reports migriert, überprüft oder technisch nachgezogen werden müssen.
Mit jeder weiteren Vereinheitlichung entlang des E‑Rechnungsmodells sinkt also der Aufwand, Business Central aktuell und compliance‑konform zu halten.
Ihre nächsten Schritte (kompakt gedacht, pragmatisch umgesetzt)
Auch wenn jeder Betrieb anders ist, hat sich folgende Reihenfolge bewährt:
Schritt 1: Strukturieren Sie zunächst Ihre Stammdaten.
Schritt 2: Bereinigen Sie im nächsten Schritt Ihre Positionslogik. Sie dürfen dabei keine Sammelposten bilden.
Schritt 3: Aktivieren oder konfigurieren Sie Ihre ausgewählten E‑Rechnungsformate in BC. Dabei können Sie beispielsweise die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format verwenden.
Schritt 4: Richten Sie dann PEPPOL bzw. E‑Mail‑Routings ein
Schritt 5: Prüfen Sie nun, ob Ihre Archivierung GoBD‑konform ist
Schritt 6: Bevor Sie in die finale Phase gehen, empfehlen wir, zunächst Testläufe mit realen Belegen zu fahren. So können Sie prüfen, ob all Ihre Konfigurationen richtig ausgeführt und die E-Rechnungsbelege korrekt ausgegeben werden.
Schritt 7: Haben Sie alles vorbereitet und getestet, sollten Sie Ihre Teams schulen und können schlussendlich live gehen. Die Fristen und der Vorrang der E‑Rechnung sind dabei rechtlich klar geregelt.
Blick nach vorn: E‑Lieferschein, ViDA & die elektronische Belegkette
Die E‑Rechnung ist erst der Anfang. Mit ViDA – VAT in the Digital Age treibt die EU die Digitalisierung der Umsatzsteuer voran: Ab 1. Juli 2030 werden E‑Rechnungen für innergemeinschaftliche B2B‑Transaktionen verpflichtend. Parallel kommen digitale Meldepflichten (DRR), die ein nahezu Echtzeit‑Reporting innerhalb der EU vorsehen. Diese EU‑Entwicklung ergänzt die nationalen Pflichten in Deutschland und sorgt für eine europaweit harmonisierte Datenbasis.
Darüber hinaus wird der E‑Lieferschein als strukturiertes Lieferdokument diskutiert. Ziel ist eine durchgängig elektronische Belegkette – von der Lieferung über die Rechnung bis zur Meldung an die Finanzverwaltung. Fixe Starttermine dafür stehen noch nicht fest, aber die Richtung ist eindeutig: elektronisch, strukturiert, interoperabel.
Sobald es weitere Änderungen hinsichtlich elektronischer Lieferscheine gibt, erfahren Sie diese direkt hier bei uns.
Unser Fazit
Die E‑Rechnung ist weit mehr als eine neue Rechnungsform: Sie markiert den Startpunkt einer vollständig digitalen, strukturierten und revisionssicheren Belegkette in Deutschland und Europa.Mit ViDA, der verpflichtenden E‑Rechnung für EU‑B2B‑Transaktionen ab 2030 und den digitalen Meldepflichten entwickelt sich das Thema rasant weiter. Klassische PDF‑Layouts verlieren ihren rechtlichen Status und damit ihre Bedeutung.
Gleichzeitig bietet die E‑Rechnung erhebliche Chancen: Sie haben deutlich weniger manuelle Arbeit und minimieren dadurch entstehende Fehlerquellen. Die automatisierte Verarbeitung der E-Rechnung modernisiert Ihre Prozesse und sorgt für eine gesteigerte Effizienz innerhalb Ihres Unternehmens.
Wie Sie sehen, ist der Umstellungsprozess auf die E-Rechnung keine Sache, die sich binnen zwei Wochen lösen lässt. Es erfordert eine organisierte und strukturierte Umstellung. Business Central liefert dafür bereits starke Funktionen – doch nur mit sauberen Stammdaten, klaren Prozessen und angepassten Belegstrukturen funktioniert die Umsetzung zuverlässig und gesetzeskonform. Wir helfen Ihnen dabei. Gemeinsam kümmern wir uns schon frühzeitig darum, dass Sie bestens auf die kommende Verpflichtung zur E-Rechnung vorbereitet sind.
Nutzen Sie die Übergangszeit!
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre E-Rechnungsprozesse in Business Central rechtssicher aufzusetzen und zukunftsfähig zu gestalten.
Sie haben noch Fragen? Auf unserer Webseite zum Thema E-Invoicing finden Sie weitere Infos.
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Über den Autor
MARTIN BENZIN · SENIOR FUNCTIONAL CONSULTANT
Über 28 Jahre Berufserfahrung im Bereich Anwendungsentwicklung und Projektbetreuung in mehr als 30 Ländern.
Mein umfassender Erfahrungsschatz im BC und NAV-Umfeld diente in meinem Berufsleben schon einigen großen und kleineren mittelständischen Unternehmen als starke fachliche und technische Unterstützung. Dabei habe ich viele Branchenfelder kennengelernt, wie beispielsweise Maschinenbau, Sondermaschinenbau, die Automobilindustrie oder die Elektrowerkzeugherstellung. Dort habe ich einige Projekte bei der Einführung und dem Upgrade von ERP-Lösungen betreut.
Aus diesen Erfahrungen entstammt mein tiefgreifendes Know-How in komplexen Lösungsumgebungen und großen Projekten.
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